Rentrée rime souvent, et malheureusement, avec boîte mails bondée. Tous ceux qui ont vécu un retour de congés connaissent bien cette fastidieuse tâche : trier leurs centaines de courriels non lus… Quelques conseils pour s'en sortir efficacement.
Par Laura Makary
Si l'on a eu l'opportunité (et la chance) de couper son téléphone pro pendant quelques semaines estivales, ces centaines de courriels entassés dans la boîte ont de quoi décourager. Voici donc quelques conseils pour mieux gérer cet Everest.
> Caler un créneau dédié dans son agenda le jour du retour
Pour gravir la montagne, il faut s'y atteler, dès le premier jour. Le danger est de procrastiner et de reporter l'inévitable… L'idéal : prévoir une plage dédiée, par exemple en fin de matinée, affichée dans l'agenda partagé de préférence, pour bien signifier que vous ne devez pas être dérangé. Pourquoi pas en utilisant la fameuse technique Pomodoro, qui suggère de régler un minuteur toutes les 25 minutes pour se concentrer à fond sur une tâche, avant de prendre une courte pause, ou toute autre solution aidant à l'attention.
Mais avant toute chose, si on commençait par un café avec les collègues, pour un petit point informel aidant à reprendre doucement pied avec la réalité ? « En débutant la première journée ainsi, on va apprendre plein de choses en échangeant avec le reste de l'équipe, peut-être même déjà régler des problèmes. Rien de mieux que la communication avec les humains autour de soi, avant de se plonger dans ses mails. Cela permet de prendre du recul, et ensuite, en voyant les courriels, de savoir tout de suite de quoi il s'agit grâce à ces échanges », acquiesce Sylvie Azoulay, fondatrice du service dédié aux écrits professionnels « Le français des pros » et autrice de l'ouvrage Être un pro de l'email (éditions Eyrolles). Gageons qu'ainsi, avant le déjeuner, la boîte sera déjà bien allégée.
> Balayer et trier
On entre dans le dur du sujet ! Face à l'amas de mails, si l'on n'a rien mis en place avant de partir, créer des systèmes de dossiers peut être une bonne solution. « Quand on ouvre une boîte mail, notre cerveau fonctionne ainsi, on ne peut s'empêcher de faire une première lecture en diagonale. Le système des dossiers a été prouvé efficace, qu'il soit par destinataire ou par thématique. Tout comme le travail visuel : les couleurs, les mots-clés, les drapeaux ‘urgent'… Cela va participer à une première analyse visuelle, avant d'entrer dans le détail du contenu », relève Najma Saidani, enseignante-chercheuse à Neoma, qui a récemment publié une recherche sur la dépendance au courrier électronique.
Sur Outlook, avec la création de règles, il est simple de rediriger les mails vers un dossier en quelques clics. « Par degré d'urgence, par projet, par destinataire… Souvent, les salariés regardent d'abord les messages de leur patron en priorité. Si vous êtes missionné sur plusieurs projets différents, c'est une bonne façon de vous concentrer sur un sujet à la fois », conseille Marie-Christine Lapierre, consultante de l'offre « Efficacité professionnelle » de Cegos.
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On peut aussi séparer ce qui nécessite une réponse rapide ou un traitement plus approfondi, selon le degré d'urgence. L'organisation optimale : prévoir un pré-tri avant son départ, avec des règles de filtrage, pour arriver face à une boîte déjà en partie rangée.
> Ecarter les messages intempestifs
Newsletters, publicités, livres blancs, communiqués… Tous ces petits messages du quotidien, qui n'exigent ni traitement, ni réponse, participent à grossir le stock à trier dans sa boîte. Les basculer dans un dossier peut aider à désengorger la pile. Psychologiquement, la tâche semble alors moins ardue. Ce créneau dédié aux courriels en retour congés peut d'ailleurs être l'occasion d'un tri un peu plus approfondi : veut-on vraiment rester inscrit à cette newsletter, à cette liste de diffusion ?
> Choisir son sens de tri
Question difficile : faut-il partir du plus ancien et retracer les semaines d'absence, ou au contraire commencer par les derniers messages reçus ? « On aurait plutôt envie de débuter par le plus ancien, pour satisfaire celui qui attend depuis le plus longtemps. C'est tout à fait possible. En revanche, dès que vous tombez sur des ‘RE', ‘TR', des réponses et des transferts, il faut repartir du plus récent. Rien ne sert de relire l'intégralité des X échanges pour voir que quelqu'un d'autre a réglé le problème », met en garde Marie-Christine Lapierre.
Autre argument pour l'antichronologique : un expéditeur a pu vous envoyer plusieurs courriels. En commençant par le dernier en date, on gagne un temps précieux.
> Souffler un peu
Passer toute sa première journée les yeux scotchés sur sa boîte serait un peu dommage. Une fois les urgences et priorités passées, si le tri n'est pas terminé au bout de quelques heures, il est tout à fait possible de passer à d'autres tâches du jour, et de terminer l'élagage le lendemain. « On a tendance à l'oublier, mais tout ce qui arrive par mail n'est pas forcément urgent ! On peut aussi affecter un courriel à une tâche, avec une échéance plus tardive. Ainsi, on passe à autre chose, et on s'en occupera au moment du rappel », souligne Sylvie Azoulay. L'objectif, dépiler sans se stresser. Et se remettre tranquillement dans le bain, sans perdre d'emblée tout le bénéfice de ses vacances…
Laura Makary
Comment gérer la montagne de mails au retour de vacances | Les Echos Start
